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02 Métier · Migration

FROM

Encyclia

MIGRATION ↗

CollectiveAccess

Encyclia a longtemps équipé services d'archives, centres de documentation et fonds patrimoniaux. Quand l'éditeur n'évolue plus, que l'interface client-serveur Windows vieillit et que les métadonnées ne sortent plus aux standards attendus, il est temps de migrer. Nous reprenons votre base — fonds, dossiers, pièces, médias, vocabulaires — pour vous installer une plateforme web, libre, alignée sur EAD/Dublin Core.

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VERROU · STANDARDS OUVERT

Encyclia format fermé

EAD

DC · OAI-PMH · IIIF

Avec CollectiveAccess, vos fonds parlent enfin la langue des standards documentaires : EAD pour l'archivistique, Dublin Core pour le moissonnage, OAI-PMH pour l'interopérabilité.

AVANT

Application Windows fermée

FORMATS PROPRIÉTAIRES

→

APRÈS

Plateforme web aux standards

            BROWSER ONLY·OPEN SOURCE·API REST
          

— Process

Une migration conduite, jamais subie.

5 étapes · 8 à 16 semaines

ÉTAPE 01 · 1 À 2 SEM.

Audit

Nous étudions vos données : volumétrie, champs personnalisés, hiérarchies, médias liés, accès. Restitution d'un rapport et d'un mapping cible.

LIVRABLES

↳ Inventaire des champs
↳ Cartographie des données
↳ Plan de migration

ÉTAPE 02 · 1 À 3 SEM.

Mapping

Conception de la structure CollectiveAccess cible — projection de votre modèle Encyclia (fonds / dossiers / pièces) en hiérarchies CA alignées EAD, validation avec vos archivistes.

LIVRABLES

↳ Profil CA personnalisé
↳ Listes de référence
↳ Tables de correspondance

ÉTAPE 03 · 2 À 6 SEM.

Migration

Extraction depuis Encyclia (export XML/CSV, sauvegarde de la base, médias liés), transformations (hiérarchies, dates archivistiques, vocabulaires), import vers CollectiveAccess avec mapping EAD natif.

LIVRABLES

↳ Base recettable
↳ Médias migrés
↳ Rapport de qualité

ÉTAPE 04 · 2 À 4 SEM.

Recette

Vérifications croisées : vos référents valident les notices migrées, on ajuste, on documente. Aller-retours en environnement de pré-production.

LIVRABLES

↳ Plan de tests
↳ Suivi des anomalies
↳ PV de recette

ÉTAPE 05 · 1 SEM.

Formation & bascule

Formation des équipes sur leur propre base migrée. Bascule en production, accompagnement sur les premiers jours, hébergement infogéré inclus.

LIVRABLES

↳ Sessions formation
↳ Mise en production
↳ Suivi 30 jours

— Comparatif

Onze raisons concrètes de migrer.

Encyclia → CollectiveAccess

AXE

ENCYCLIA

COLLECTIVEACCESS

★

Modèle économique

Logiciel propriétaire — licence + maintenance annuelle, dépendance à l'éditeur

Logiciel libre — pas de licence, pas de poste à provisionner

★

Accès simultané

Client-serveur Windows — installé poste par poste

Plateforme web — accès simultané illimité depuis n'importe quel navigateur

✓

Modèle de données

Schéma documentaire figé — hiérarchies fonds/dossiers/pièces fermées

Modèle relationnel ouvert (MySQL), 14 types d'enregistrements, hiérarchies natives

✓

Standards métadonnées

Champs internes — export EAD partiel, pas de Dublin Core natif

Mappings natifs Dublin Core, EAD, VRA Core, MARC, PBCore, profil muséesDeFrance

✓

Accès distant

Client lourd Windows — VPN requis pour accéder hors les murs

Application web moderne, accessible depuis n'importe quel navigateur

✓

Site public web

Pas de front public — exports manuels vers un site séparé

Pawtucket livré avec — site public à facettes, prêt à thématiser

✓

API / interopérabilité

Pas d'API documentée — exports CSV manuels

API REST ouverte + OAI-PMH, RDF, Linked Data, Z39.50

✓

Multimédia HD / 3D / audio

Stockage local lié au poste — limites pratiques sur la HD et la 3D

HD, RAW, vidéo, audio, 3D OBJ, IIIF — visionneuses intégrées

✓

Export Joconde / muséesDeFrance

À redévelopper sur mesure

Plugin officiel : inventaire, récolement décennal, sortie d'inventaire

✓

Pérennité

Dépendant de la pérennité de l'éditeur Encyclia

Open source — la base est en MySQL standard, exportable à tout moment

✓

Souveraineté & hébergement

Base sur un poste local — sauvegardes manuelles, risques en cas de panne

Hébergé en France (OVH Roubaix / Strasbourg), RGPD-natif, sauvegardes automatiques

★ Deux acquis changent la donne : un nombre illimité d'utilisateurs simultanés et zéro licence par poste. Tout le reste — pérennité, ouverture, interopérabilité — en découle.

— Garanties

Quatre filets de sécurité.

Inclus

01 INTÉGRITÉ

Données conservées

Aucune perte. Chaque champ Micromusée trouve son équivalent — y compris les hiérarchies, vocabulaires contrôlés et liens médias.

02 RECETTE

Aller-retour testé

Avant la bascule, vous travaillez sur une copie de votre base réelle, en pré-production. Les ajustements sont gratuits.

03 SOUVERAINETÉ

Vous gardez la main

Le serveur est hébergé chez nous, mais la base et les médias vous appartiennent. Export complet possible à tout moment, format ouvert.

04 COÛT

Pas de licence cachée

Une fois migré, plus de coût d'achat ni d'extension. Vous payez l'hébergement et le support, c'est tout.

CAS TYPE · BASE ENCYCLIA · FONDS D'ARCHIVES

— ILS L'ONT FAIT

« Notre base Encyclia archivait 25 fonds, 18 000 dossiers et 80 000 pièces. Migration en 14 semaines, hiérarchies EAD préservées, et nous moissonnons enfin sur FranceArchives. Surtout : plus d'abonnement à renouveler chaque année. »

240

champs mappés

11 sem.

de bout en bout

−14 k€

de maintenance / an

— PREMIÈRE ÉTAPE GRATUITE

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Nous vous rendons un plan de migration chiffré.

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— Vous venez d'ailleurs ?

Nous avons aussi une déclinaison pour vous.

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