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FileMaker Excel AtoM Omeka Encyclia S-Museum Flora Micromusée

02 Métier · Migration

FROM TABLEUR

Excel

MIGRATION ↗

CollectiveAccess

Vos collections vivent dans des tableurs Excel qui ont grossi année après année — onglets multiples, doublons, formules cassées, et plus personne ne sait vraiment quelle est la dernière version. Nous structurons ces données, normalisons les vocabulaires, rapatrions les médias, et vous installons une plateforme relationnelle, web, multi-utilisateurs.

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VERROU · UTILISATEURS OUVERT

Excel ×abonnements

∞

UTILISATEURS SIMULTANÉS

Avec CollectiveAccess, seule la puissance du serveur est en jeu. Pas de licence par utilisateur, pas de poste à provisionner.

AVANT

Application installée

1 PC = 1 LICENCE

→

APRÈS

Plateforme web — accessible partout

            BROWSER ONLY·OPEN SOURCE·API REST
          

— Process

Une migration conduite, jamais subie.

5 étapes · 8 à 16 semaines

ÉTAPE 01 · 1 À 2 SEM.

Audit

Nous étudions vos données : volumétrie, champs personnalisés, hiérarchies, médias liés, accès. Restitution d'un rapport et d'un mapping cible.

LIVRABLES

↳ Inventaire des champs
↳ Cartographie des données
↳ Plan de migration

ÉTAPE 02 · 1 À 3 SEM.

Mapping

Conception de la structure CollectiveAccess cible — projection des tables FileMaker en types d'enregistrements et relations CA, validation avec vos équipes scientifiques.

LIVRABLES

↳ Profil CA personnalisé
↳ Listes de référence
↳ Tables de correspondance

ÉTAPE 03 · 2 À 6 SEM.

Migration

Extraction depuis FileMaker (DDR XML, exports CSV, scripts d'export sur les containers), transformations (relations, dates, vocabulaires), import vers CollectiveAccess. Médias et containers HD copiés et réindexés.

LIVRABLES

↳ Base recettable
↳ Médias migrés
↳ Rapport de qualité

ÉTAPE 04 · 2 À 4 SEM.

Recette

Vérifications croisées : vos référents valident les notices migrées, on ajuste, on documente. Aller-retours en environnement de pré-production.

LIVRABLES

↳ Plan de tests
↳ Suivi des anomalies
↳ PV de recette

ÉTAPE 05 · 1 SEM.

Formation & bascule

Formation des équipes sur leur propre base migrée. Bascule en production, accompagnement sur les premiers jours, hébergement infogéré inclus.

LIVRABLES

↳ Sessions formation
↳ Mise en production
↳ Suivi 30 jours

— Comparatif

Onze raisons concrètes de migrer.

Excel → CollectiveAccess

AXE

EXCEL

COLLECTIVEACCESS

★

Modèle relationnel

Feuilles plates, ID inventés, lieux/personnes/expositions copiés à la main d'un onglet à l'autre

Tables liées et relations typées (objet ↔ lieu ↔ personne ↔ exposition ↔ media) avec cardinalités et facettes

★

Travail simultané

Un fichier verrouillé à la fois — OneDrive « en cours d'édition par X », conflits de fusion à chaque ouverture

Multi-utilisateur natif, verrouillage par enregistrement, droits par champ et par rôle

✓

Fichier de référence unique

inventaire_v3_FINAL_VRAIMENT_2024.xlsx en sept versions sur quatre bureaux différents

Une base unique versionnée, historique par enregistrement, restauration point-in-time

✓

Vocabulaires contrôlés

Champs libres — « huile sur toile », « Huile/toile », « peinture huile » coexistent sans s'en parler

Listes hiérarchiques internes, alignées AAT, Joconde, Geonames, RAMEAU — auto-complétion et redirections

✓

Médias liés aux fiches

Chemins absolus D:\photos\IMG_… cassés au premier déménagement de poste

Médias gérés dans la base : vignettes, dérivés HD, EXIF, IIIF, lecture inline

★

Conformité Musées de France

Aucune trace réglementaire native — récolement, n° d'inventaire, registre des dépôts à monter à la main

Plugin officiel SMF : registre conforme, n° à trois segments verrouillé, récolement décennal, PV générés

✓

Contrôles de saisie

Aucune contrainte — dates au format texte, doublons d'inventaire, champs obligatoires non vérifiés

Validation par type, plages, masques, champs requis, contraintes d'unicité

✓

Recherche avancée

Ctrl-F mono-critère, filtres limités à une feuille à la fois

Full-text + facettes + champs typés + opérateurs booléens, requêtes sauvegardées

✓

Historique des modifications

Pas de versioning par champ ; « Suivi des modifications » Office bavard et fragile

Audit log granulaire (qui, quand, ancienne valeur) sur chaque champ

✓

Volumétrie

Ralentit dès 30 000 lignes, plante autour de 100 000

Centaines de milliers d'enregistrements sans dégradation, indexation Elasticsearch

✓

Multimédia HD, vidéo, audio, 3D

Aucune visionneuse — fichiers liés ouverts dans une appli externe quand le chemin tient encore

HD natif, RAW, vidéo streaming, audio, 3D OBJ/glTF, IIIF, annotations interactives

★ Deux acquis changent la donne : un nombre illimité d'utilisateurs simultanés et zéro licence par poste. Tout le reste — pérennité, ouverture, interopérabilité — en découle.

— Garanties

Quatre filets de sécurité.

Inclus

01 INTÉGRITÉ

Données conservées

Aucune perte. Chaque champ Micromusée trouve son équivalent — y compris les hiérarchies, vocabulaires contrôlés et liens médias.

02 RECETTE

Aller-retour testé

Avant la bascule, vous travaillez sur une copie de votre base réelle, en pré-production. Les ajustements sont gratuits.

03 SOUVERAINETÉ

Vous gardez la main

Le serveur est hébergé chez nous, mais la base et les médias vous appartiennent. Export complet possible à tout moment, format ouvert.

04 COÛT

Pas de licence cachée

Une fois migré, plus de coût d'achat ni d'extension. Vous payez l'hébergement et le support, c'est tout.

CAS TYPE · BASE FILEMAKER · 9 TABLES · 14 ANS

— ILS L'ONT FAIT

« Notre base FileMaker comptait 9 tables, 240 champs et 14 ans d'historique. Migration en 11 semaines, médias HD inclus, et nous avons enfin un site public. Surtout : plus d'abonnement à renouveler chaque année. »

240

champs mappés

11 sem.

de bout en bout

−14 k€

d'abonnement / an

— PREMIÈRE ÉTAPE GRATUITE

Envoyez-nous un export Excel.
Nous vous rendons un plan de migration chiffré.

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— Vous venez d'ailleurs ?

Nous avons aussi une déclinaison pour vous.

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